Les techniques et méthodes d'organisation pour les secrétaires et assistantes
L’assistant, le secrétaire ou l’assistant de direction doit assumer des tâches multiples (gestion des rendez-vous, des appels téléphoniques et des dossiers…), ce qui nécessite bien souvent l’acquisition des techniques et de méthodes d’organisation. Cette formation permet de tenir un agenda, d'utiliser les fonctionnalités avancées des logiciels de bureautique pour gagner du temps et être efficace.
Cette formation comporte une importante dimension pratique qui permet à l’agent d’assimiler les connaissances et outils apportés. L’apport d’une photo ou du plan d’aménagement du bureau est essentiel, ils servent de support de travail.
Contenu
Organiser son temps
- Les principes de la gestion du temps
- Les différents outils
S’organiser et communiquer
- La gestion de l’agenda Outlook, le suivi des dossiers
- La communication interpersonnelle, gestion des situations conflictuelles
S’organiser avec son environnement informatique
- Comprendre les outils à sa disposition / à ses missions
- Les modèles de documents, le publipostage, les tableaux, les liens hypertextes … (Word et Excel)
S’organiser dans son environnement professionnel
- L’ergonomie au travail : l’aménagement de son bureau et de son poste de travail
- Le classement physique
- Le classement numérique
Pour les agents qui ne travaillent pas avec Outlook mais un autre programme, merci de le signaler avant la formation et préciser le logiciel employé.
Assistant de direction
- Savoir utiliser un ordinateur
- Mettre en place des méthodes d’organisation dans son environnement professionnel
- Prioriser, organiser son temps, gérer un agenda
- Appréhender les outils de communication
- Identifier les voleurs de temps et savoir les gérer
- Utiliser les outils informatiques adéquats
- Organiser son classement physique et numérique afin d’optimiser ses recherches
- Concevoir son environnement de travail pour un meilleur confort et une efficacité accrue
- Apports théoriques et méthodologiques
- Cas pratiques sur poste informatique (Word, Excel, Outlook)
- Cas pratiques
- Mise en situation
