Projets de dématérialisation, de GED et de gestion de contenus
Un projet de gestion de contenus fait appel à des phases classiques de gestion de projet avec des phases d'études et d'analyse des processus primordiaux.
La formation détaille la conduite d'un projet de dématérialisation, de GED et de gestion de contenus avec les phases de paramétrage pour une meilleure compréhension des processus.
Contenu
Dématérialisation et archivage
- Définition, l'évolution de la dématérialisation
- La numérisation : acquisition textes et images, traitement des formulaires, circulation, stockage des documents, archivage électronique...
- Le cycle de vie des documents
- Gestion de la sécurité : authentification, certificats, signature électronique, cryptage...
Textes et normes en vigueur
- Contexte réglementaire et normatif
- Spécificités de la Nouvelle-Calédonie
Démarche projet
- La démarche projet : les enjeux, les acteurs, l'analyse et l'expression des besoins, consultation / appel d'offre
- Exemples de projets et études de cas
- Les métadonnées et les référentiels existants (Dublin Core, ISAD …)
- Analyse fonctionnelle du projet (méthode et modélisation)
- La mise en œuvre de la démarche pédagogique
- Les risques spécifiques aux projets de GED et de gestion de contenu
Les solutions possibles
- Les acteurs et les outils, les prestataires de services, LAD, RAD, Workflow, logiciels d'archivage, moteurs de recherche, portails, gestionnaire de contenu (CMS)...
- Les métadonnées, les différents types de métadonnées (Système, documentaire, métier) et les normes applicables
- Le budget. Sa composition, calcul de rentabilité
- Le pilotage du projet. Organisation, groupes de travail, plan qualité, communication
La reprise de l'antériorité
- Le projet de reprise d’un stock documentaire
- Opportunité, niveau, chiffrage, interne / externalisation
Public
Documentaliste, bibliothécaire, responsable de l’archivage, chef de projet, responsable informatique, organisateur, souhaitant participer ou conduire un projet GED
Objectifs
- Acquérir les méthodes pour conduire un projet de dématérialisation et de GED
- L'analyse des besoins, les acteurs du projet, la note de cadrage et le cahier des charges
- Connaître l'environnement matériel (scanners, serveur, stockage), logiciel, réglementaire et normatif (AFNOR Z42-013 et ISO 15489)
- Les applications au service de la gestion de contenu Workflow, groupware, Lad, OCR/ICR
Modalités
- Apports théoriques, cas pratiques, exercices sur table et mise en situation
- 1/2 journée d’échanges autour de retours d'expériences 1 mois après la formation
Durée
24,5 heures (2,5 jours+1 jour)
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