Depuis deux mois, le Pôle stagiaires de l’IFAP expérimente un rituel d’animation à intervalle court (AIC), qui s’inscrit pleinement dans notre dynamique de transformation et d’amélioration continue. Ce rituel basé sur du management visuel et inspiré des principes du Lean management, se tient chaque matin de 8h30 à 8h50, avec une régularité et une rigueur qui en font désormais un véritable outil de pilotage collectif.

🎯 Pourquoi une AIC ?

L’AIC est née d’un besoin partagé : gagner en visibilité, en réactivité et en efficacité dans la gestion quotidienne du Pôle stagiaires. Elle permet de :

• Objectiver les problèmes et éviter les interprétations floues,
• Anticiper les irritants avant qu’ils ne deviennent des urgences,
• Fluidifier les relations internes en recentrant les échanges sur les faits et les indicateurs.
• Inspirée de deux principes qui guident nos actions :

« Il vaut mieux arrêter une boule de neige qu’une avalanche »
« Etre doux avec les gens et dur avec les process »

🧭 Un déroulé ritualisé et efficace

En cette matinée du 27 août 2025, l’AIC s’est tenu avec une efficacité remarquable : démarrage à 8h32 pour une clôture à 8h42. Le déroulé est désormais bien établi :

• Point RH
• Suivi des indicateurs clés : gestion de la boîte mail, émargements récupérés et pointés
• Préparation des formations
• Besoins de renfort
• Parking à problèmes

Chaque point est traité de manière visuelle, claire et dynamique. Les agents prennent la parole, les écarts sont expliqués, les décisions sont prises en équipe.

💬 Ce que les agents en disent

À l’issue de la réunion, plusieurs agents ont partagé leur ressenti :

« C’est clair, c’est visuel, l’activité est mise sous contrôle. »
« On identifie les problèmes bien en amont, ça nous fait gagner beaucoup de temps. »
« On a une vraie visibilité sur la charge. On a limité notre charge mentale. »

Du point de vue transversal, ce rituel a permis de lisser les tensions interpersonnelles en recentrant les échanges sur des éléments concrets et partagés.

🛠️ Une construction collective

Ce rituel ne s’est pas improvisé. Il est le fruit d’ateliers de co-construction engagés en juin, où les équipes, guidé par le service performance, ont :

• Décrit leur processus actuel,
• Identifié les attentes des parties prenantes internes et externes,
• Évalué leur fonctionnement,
• Défini une cible d’amélioration,
• Posé des objectifs SMART pour le pôle.

Parmi les objectifs suivis en AIC :

• Répondre aux sollicitations employeurs sous 48h,
• Traiter une CAFPC en 5 jours,
• Pointer les émargements dans les 5 jours suivant la dernière séance,
• Inscrire les stagiaires dans les 5 jours après réception des informations complètes.

🙌 Merci et bravo !

Un grand merci à tous les agents qui ont participé activement, de près ou de loin, à l’élaboration de ce rituel.Et bravo à celles et ceux qui le font vivre chaque jour avec rigueur, engagement et esprit d’équipe. 

🔄 Et maintenant ?

Fort de cette première réussite, le service performance souhaite accompagner le déploiement de l’AIC dans d’autres services, en l’adaptant aux réalités et aux besoins des différentes activités de l’IFAP. L’objectif : faire de l’AIC un levier de transformation, de cohésion et d’efficacité à l’échelle de tout l’institut.