Mail et Actes Manager

L’objectif des logiciels Mail et Actes Manager est de faciliter le traitement et la circulation des documents grâce à leur dématérialisation. Autrement dit, ils permettent, tant que possible, de supprimer les versions papier et de gagner du temps.

Mail Manager est un gestionnaire de courrier, selon le même principe que le « chrono » utilisé par les secrétaires. Ce logiciel permet d’enregistrer les courriers entrant et sortant, en fonction de leur provenance, de leur destinataire et en assure le suivi. Ainsi, un courrier nécessitant une réponse dans un certain délai sera enregistré comme tel. Un rappel sera alors fait automatiquement si aucun courrier de réponse n’est enregistré dans les temps par exemple. Bien sûr, les documents déjà en version informatique tel que les emails ou les documents scannés sont également classés et traités.

Quant à Actes Manager, ce logiciel aide à l’élaboration de textes réglementaires tels que les délibérations ou les lois. Ces textes nécessitent d’être relus et validés par plusieurs intermédiaires avant d’arriver à leur version finale. Le logiciel va gérer le suivi et la circulation du document en prenant en compte les différentes versions et modifications effectués à chaque étape de production, et ce jusqu’à la publication finale du document.

Depuis 2007, les directions de la Nouvelle-Calédonie ont été progressivement équipées des logiciels Mail puis Actes Manager. En conséquence, une formation adéquate est dispensée à l’ensemble des personnes amenées à les utiliser.

Ces outils informatiques permettent une modernisation dans la mesure où ils facilitent le suivi et les transferts de documents administratifs et limitent le besoin en versions papier.